Antes de se modernizarem, um escritório contábil era sinônimo de papelada e documentos físicos, guardados em armários e mais armários, ocupando grande parte do espaço. E o armazenamento não era o único empecilho, visto que um contador poderia perder boa parte do seu tempo apenas procurando um documento específico. Por isso a organização do escritório contábil precisa ser efetiva.
Esse cenário parece caótico se comparado à contabilidade atual, onde (quase) tudo pode ser armazenado digitalmente e encontrado com apenas um clique. Mas isso não significa que os problemas com a organização dos escritórios contábeis foram resolvidos.
Pelo contrário, muitos profissionais não se preocupam com a gestão do seu tempo e da sua equipe, e acabam assim prejudicando a produtividade de todos. Claro que, diante do cenário atual, os escritórios precisaram se reinventar, seja com a carga horária reduzida ou através do home office.
Porém, apesar das dificuldades, é necessário manter um plano de organização, pois ele tornará mais fácil a adaptação a essa nova realidade. Além de aumentar a produtividade de toda a equipe.
Confira algumas dicas para começar a se organizar com mais eficiência:
Comunicação em primeiro lugar
Comunicar-se com o seu time é essencial para manter a organização do escritório. Ou seja, estabeleça canais de fácil acesso para que os colaboradores consigam se comunicar, não só entre eles, mas também com os seus líderes. Isso vai facilitar o desempenho de todos, pois sempre terão a quem recorrer em caso de dúvidas ou dificuldades.
Entretanto, a comunicação se tornou mais complicada durante o isolamento social, visto que não podemos conversar pessoalmente, apresentar uma ideia ou levantar uma questão. Essas ações que são mais difíceis de realizar virtualmente.
E é nessa hora em que precisamos usufruir da tecnologia, pois ela oferece plataformas criadas justamente para a comunicação interna das empresas. Elas costumam ser intuitivas e fáceis de utilizar, então não deixe de conhecê-las.
Planejamento diário
Aproveite que está se comunicando com o seu time e planeje a rotina de cada um. Estabelecer as tarefas diárias e semanais, definindo pequenas metas, vai ajudar a alcançar os objetivos maiores.
Esse processo é muito importante para as contabilidades devido à demanda do setor, que muitas vezes resulta em rotinas agitadas e sem organização. Podendo assim acabar sobrecarregando os colaboradores e, consequentemente, afetando a produtividade.
Então, organize planilhas, calendários ou ferramenta que achar melhor para que todos tenham ciência das suas atividades e metas do dia e da semana. Isso vai facilitar a rotina de cada um e melhorar o desempenho do escritório como um todo.
Especialização da equipe
Já pensou em investir um pouco de tempo em treinamentos e especializações? Isso pode capacitar o seu time para lidar melhor com diversas situações cotidianas, economizando o tempo gasto para resolver determinados problemas.
Dessa forma, você aumenta a eficiência do seu trabalho e atende os clientes de forma mais assertiva. Além de destacar o escritório no mercado de trabalho.
Atenção às novidades
Para se planejar, é fundamental saber o que acontece no seu segmento e entender os novos projetos e legislações. Principalmente durante o momento histórico em que vivemos. Então, não deixe de acompanhar as notícias através de fontes seguras para não perder nenhuma novidade.
Isso vai auxiliar não só a sua contabilidade, mas também os seus clientes. Afinal, muitas empresas foram afetadas com a chegada da pandemia, e é preciso estar atento às Medidas Provisórias e benefícios que podem contribuir para a sobrevivência das empresas.
Gestão dos documentos no escritório contábil
Como foi dito anteriormente, com o avanço da tecnologia é possível armazenar digitalmente boa parte dos documentos. Entretanto, apesar da praticidade, essa ação ainda gera desconfiança em muitos contadores. Por isso é comum surgir aquela pergunta: “Onde vou guardar esses arquivos digitais com segurança?”.
Se você tem essa dúvida, está na hora de conhecer o Smart Online, a plataforma que faz a gestão completa dos seus documentos fiscais. Além de armazenar todos os arquivos em nuvem e importar os XML das Notas Fiscais, você também pode organizar esses documentos em pastas e classificá-los com etiquetas – tudo virtualmente!
Então, não deixe de acessar o Smart Online e conhecer essa plataforma que vai descomplicar os seus processos e facilitar a rotina do seu escritório. Enfim, espero que tenha entendido as dicas para melhorar a organização do escritório contábil!
