Digitalizar o seu escritório contábil é indispensável para se manter em posição de destaque, não só agora, mas também no futuro. Em outras palavras, uma contabilidade digitalizada é sinônimo de mais agilidade, e transmite indiretamente aos clientes uma preocupação com a inovação, e é claro, em oferecer o melhor a eles.
À medida que novas tecnologias vão surgindo, as exigências também virão, e tanto a sua carteira atual, como também os possíveis futuros clientes, darão preferência aos escritórios mais atualizados. Em breve, o digital será a base do sucesso de qualquer negócio.
Se você entende o quanto isso é importante e necessário, mas não sabe por onde começar ou quais outros passos dar, esse é o lugar certo. Neste artigo falaremos sobre todos os detalhes, continue lendo!
Por que digitalizar a contabilidade?
A resposta para essa pergunta poderia ser simples e direta: para acompanhar as atualizações, o ritmo e as exigências das empresas brasileiras e do mercado. Entretanto, o intuito é que você entenda a urgência de tomar uma ação.
O primeiro motivo é a experiência do seu cliente, um requisito cada vez mais falado e que deve fazer parte das suas preocupações. Com tecnologia você conseguirá ter os documentos em mãos com mais rapidez, analisar dados com mais eficiência e ainda reduzir erros.
Tudo isso sem falarmos do tempo que será economizado e que possibilitará que você ofereça um atendimento mais rápido e com mais dedicação. Acredite, a boa experiência de um cliente pode elevar a credibilidade do seu escritório.
Além disso, o segundo ponto é a organização do escritório. Não é novidade que diariamente muito documentos são movimentados, e mesmo com uma carteira de clientes pequena, o modo como isso é organizado impacta a qualidade dos seus resultados.
Com os novos recursos, você não precisa mais avaliar, classificar e separar um por um. Isso é feito de forma automática, bem como o compartilhamento instantâneo com outras partes envolvidas. A velocidade de acesso aos documentos é um dos maiores benefícios da digitalização, pois permitirá o crescimento da sua empresa.
Por fim, temos a segurança, e que fique claro que essa é a palavra de ordem no setor contábil. De antemão, o ambiente mais seguro é o digital, devido sua rede de bloqueio de interceptação de dados e a possibilidade de recuperá-los.
Digitalizar o seu escritório contábil é também garantir a tranquilidade e segurança dos clientes!
O passo a passo para digitalizar sua contabilidade
Antes de tudo, é necessário avaliar todo o escritório e seu fluxo operacional. O objetivo é identificar possíveis gargalos que merecem atenção, os documentos que mais transitam, as etapas que demandam muito tempo e são realizadas de forma manual, por exemplo.
Do mesmo modo, é importante elaborar protocolos para já padronizar o processo. E é claro, repassar isso a todos os colaboradores, alinhando as mudanças para que essa reestruturação possa ser feita sem impactos negativos.
Por fim, chegamos à escolha de um software para tornar a digitalização realidade. Para identificar a melhor opção, você deve optar por aquele que será autossuficiente, isto é, que descarta a necessidade de outras ferramentas.
Um exemplo disso é o Smart Online, solução da Online Applications capaz de monitorar todos os CNPJs de seus clientes, buscar e armazenar documentos, organizá-los de forma padronizada a partir dos seus comandos e muito mais. Saiba mais sobre ele clicando aqui!
Em suma, a digitalização pode ser mais simples do que parece, basta dar o primeiro passo e organizar tudo e todos que serão impactados por ela. E lembre-se, cada vez mais, a tecnologia será sua aliada.
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