Você sabia que é obrigação legal da sua empresa armazenar seus arquivos XML e disponibilizá-los ao fisco quando solicitado? Entenda esse processo e previna-se!
É comum entre as empresas que fazem emissão de documentos fiscais o equívoco ao diferenciar o que deve ser armazenado: o DANFE ou o arquivo XML?
Respectivamente, um é a representação gráfica das informações da NF-e em papel impresso e acompanha a mercadoria até o destinatário.
Enquanto o XML é a versão digital que registra todos os dados da nota fiscal, ao invés de acompanhar a mercadoria, é disponibilizado para o destinatário pelo emitente de forma online, sendo indispensável a geração dele durante a emissão de notas no ato de compra e venda.
Legalmente, há obrigatoriedade de armazenar somente o XML.
Neste artigo iremos te explicar melhor para que serve o arquivo XML, como deve funcionar o armazenamento e sua relação com a nuvem. Continue lendo!
Mas afinal, para que serve o arquivo XML?
A principal função dos arquivos XML é levar as informações das notas à Secretaria da Fazenda e a Receita Federal, tornando a operação mais rápida, menos burocrática e com menor possibilidade de erro.
Apenas ele comprova que um bem é propriedade de um indivíduo e que a operação da nota fiscal foi autorizada pelos órgãos competentes. Por isso é fundamental ter o documento guardado de forma segura.
Como funciona a obrigatoriedade do armazenamento?
Foi instituído pela Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, que
“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações que podem ultrapassar R$1000,00 por documento perdido, pois a fiscalização vai exigir o arquivo.
O prazo para guardar o arquivo XML é de 5 anos de calendários fechado mais o ano corrente.”
Esse prazo foi estabelecido porque, posteriormente, se houver uma dívida, a mesma prescreve vetando qualquer cobrança referente a ela.
Mas o que a nuvem tem a ver com isso?
Como foi dito anteriormente, os arquivos XML são de suma importância nas operações fiscais de uma empresa, sendo comum que haja constantes fiscalizações para verificar as conformidades das transações efetuadas pela mesma.
Independente do porte da empresa, ela está sujeita as penalidades pela ausência de comprovação durante uma fiscalização.
Você pode salvar seus documentos digitais em um servidor local em sua empresa, mas há possibilidade de falha, são inúmeras as ocorrências que podem ocasionar a perca dos arquivos durante o período de 5 anos.
Pensando nesse cenário, o disco virtual ou nuvem é a melhor opção para armazenamento. Trata-se de guardar seus arquivos em um HD virtual mantido por Data Centers presentes no mundo todo, possibilitando o acesso aos seus arquivos a qualquer momento e de qualquer lugar.
Toda informação enviada é protegida e não há riscos de perda ou vazamento, além de manter seus dados organizados e acessíveis para sua empresa. Uma opção que apresenta bem mais benefícios para a área fiscal das corporações.
Armazene seus arquivos com o Smart Online
Você conhece o Smart Online? A solução fiscal da Online Applications, dentre diversas outras funcionalidades, assim como a mensageria, também busca melhorar seu serviço de armazenamento seguro de XML e DANFE.
A aplicação via web possui uma inteligência capaz de adicionar filtros na nuvem, permitindo assim que seus usuários busquem seus arquivos de maneira mais precisa através do período, CNPJ, fornecedor, nº da nota, entre outros dados. Além disso, há diversas outras opções de personalização, como a criação de relatórios, acompanhamento de documentos em dashboards e muito mais.
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